ちょっと一息

プロセス評価・人事評価


プロセス評価とは

「プロセス評価」というのは、目に見える仕事の結果だけを人事評価の対象にするのではなく、定量化された事実にもとづくデータを使いながら、結果に至る途中の見えにくい〝プロセス〟も評価していくことで、より公正かつ客観的な評価を行おうとするものです。

そのために、会社の業績改善や業務効率向上につながるプロセスをまず標準化します。さらに社員が実際行ったプロセスをポイントにします。そしてそれを、人事評価シートに定量的に反映して社員の評価を行っていくのです。

図は、「結果」と「プロセス」を氷山に例えたものです。

受注や売上などは、数字でわかりやすいので皆に見えます。氷山でいうと水面上に出ている部分です。一方、その結果を出すために必要な提案やヒアリングなどのプロセスは、数値化されていないので見えにくくなっています。しかし、この部分は、氷山の水面下と同じで、見えている部分の何倍もの氷(仕事のプロセス)が隠れているのです。

プロセス評価とは
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今までのプロセス評価と
どこが違うのか

「プロセス評価」という言葉は、聞いたことがある、あるいは自分の会社の人事評価シートの中で見たことがある方もいると思います。

結果だけで評価する成果主義や、がんばっていそうな人を主観で判断する定性評価の限界については多くの企業が認識していて、すでに改善を試みているケースも多いようです。そういった試みの一つがプロセス評価なのです。

しかしその多くは、目標管理の評価シートの中に〝プロセス〟という項目を入れているだけで、肝心の仕事の標準プロセスが定められていません。このため、そもそも「プロセスとは何を指すのか?」「どうやってその進捗をはかるのか?」ということが、上司や部下の個々の判断にゆだねられています。人事評価において結局は、上司の好き嫌いや普段のつきあいをもとにした日本的な義理と人情で情緒的に判断されてしまいます。

すなわち、本質的にはこれまでの評価方法となんら変わらないのです。

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ありがちな〝定性的〟な
プロセス評価

例えば、ある大型輸送機メーカーの評価シートの例を見てみると、図のように、期初に目標管理制度に基づく評価シートに、「テーマ(何を)」「具体的な方法やプロセス(どのようにして)」を、自ら文章で記入していくようになっています。つまり、上司との話し合いはありますが、プロセスを決めるのは基本的には本人になります。

ありがちな〝定性的〟なプロセス評価

これでは、社員ごとに異なったプロセスで仕事を進めていくことになります。その評価尺度も本人の意見と上司の意見をもとにするため、あまりにも漠然としすぎています。

このように、会社が定めた明確な基準やプロセスがないと、上司と部下が適当に評価シートに記入することができてしまうのです。これでは、本当に公正なプロセス評価ができるのか疑問です。

多くの会社が似たような内容の評価方法を採っているため、「定性的ではない“本当のプロセス評価”を実践していますか?」という質問をすると、ほとんどの会社の方は口ごもります。

様々な方にプロセス評価項目について話を聞いてみましたが、「プロセスという言葉は入っているが、実態は抽象的な定性評価項目の一つにすぎない」ということを皆さん異口同音に認めています。さらに、プロセスをデータに基づき定量的に測るところまで実行している会社となると、今まで聞いた中では数える程度となります。

では、なぜ多くの会社がこのような〝プロセス評価もどき〟にとどまっているのでしょうか。それは、前述したように、会社が設計した仕事の標準プロセスがないこと。そして数値化が難しかったということがあります。

このため、「プロセスの評価をやっていきたいのだが、実際やるとなると大変そうだ。本当に可能なのだろうか?」という印象を与えてしまい、本当のプロセス評価を実施することができなかったのだと思います。

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本当のプロセス評価

私が提唱する「プロセス評価」では、個人の仕事ぶりを「標準プロセス」という単位に分けデータ化してとらえます。それをもとに客観的に評価することで、できるだけ評価者の好き嫌いといった感情を排除した公正さを確保し、評価に対する納得感を高めます。

「本当のプロセス評価」とは、あいまいな主観による定性評価ではありません。あくまでも定量評価を基本とするものなのです。

それにより、普段“努力している”プロセスが公正に認められるようになります。これまでは、縁の下の力持ち的な仕事の担当で評価されにくかったり、自己アピールが苦手で評価で損をしていた人でも、その働きや貢献度が評価で報われるようになります。

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プロセス評価がめざすもの

プロセス評価を導入することによってめざすべきゴールは、『社員の心の報酬を充実させて、業績の継続的改善をめざすこと』です。

「プロセスの標準化・見える化」により、社員の“底上げ”と“人財育成”が可能になります。また、チームとして協力しながら各人が果たすべき役割分担と評価基準が明確化にできるので、“チーム力も向上”します。

そして、「評価の公正化・客観化」により、“評価の納得度が高まり”、“モチベーションもアップ”します。また、自分の強みと伸ばすべきところを認識することによって、“自己啓発”にもつながります。

このようにプロセス評価では、前向きなゴール・目的をめざします。これからは、社員のモチベーションを維持し、持てる力を最大限に引き出すマネジメントができなければ、業績の改善は望むべくもないのです。

プロセス評価がめざすもの
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プロセス評価の4つのポイント

プロセス評価を行うための4つのポイントを整理すると、以下のようになります。図を参照しながら読んでください。

①社員がやるべきプロセスを会社が決める
【標準プロセス】
②標準プロセスの重要度をプロセスごとに重みづけをする
【プロセス比率】
③各プロセスを主に担当する部署や人の貢献度を明確にする
【役割分担比率】
④プロセス比率に役割分担比率をかけて、標準プロセスをポイント化する
【プロセスポイント】

第1に、業績向上や業務効率の改善につながる有効なプロセスを整理します。このプロセスを会社が「標準プロセス」として定め、社員が実行するように促します。

第2に、「標準プロセス」の各プロセスに重みづけをします。業績向上のためにより重要なプロセスには高い比率を、それほど重要でないプロセスには低い比率を「プロセス比率」としてつけるようにします。これによって、どのプロセスに力を入れれば評価が高くなるか、社員は一目瞭然で理解できます。

第3に、プロセスごとに担当する部署の貢献度を重みづけします。一つのプロセスに複数の部署や社員が関わる場合は、各プロセスでそれぞれがどの程度関与すべきかを明確にするために「役割分担比率」を決めます。

第4に、こうして出されたプロセス比率と役割分担比率をかけることで、プロセスをポイント化して人事評価に反映します。わかりやすく数値化された「プロセスポイント」を使うことで、「標準プロセス」を積極的に行うメリットを与え、その徹底と浸透のスピードアップを図るのです。

このようにして、評価時期の面談の際には、日々の仕事ぶりがプロセスポイントという形でデータ化されるようになるわけです。

プロセス評価の4つのポイント
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プロセス評価のイメージ

具体的なプロセス評価のイメージは、図の人事評価シートサンプルように行います。プロセス太郎さんが評価対象期間に営業活動を行った案件について、「受注済案件」と「未受注案件」に分けて評価を行っていきます。

プロセス評価のイメージ

営業なので、まずは受注した結果を評価します。営業員であるプロセス太郎さんの場合、当然、営業活動で受注した金額がまず評価の対象になります。これは目に見える結果の部分に当たります。

受注済案件の「浅草セラミック」という会社からは1000万円の受注があったので、「受注額」の項ではこの額を10(百万円)と表しています。そして、右の「プロセスポイント」の項には太郎さんのすべての標準プロセスの合計プロセスポイント、65ポイントが表示されます。

「浅草セラミック」の評価ポイントは、

受注額10(百万円)×65(プロセスポイント)=650(評価ポイント) となります。

同様にそれぞれの受注済案件について評価ポイントを算出して合計し、受注済評価ポイントを決定します。

しかし、これだけで評価するのではこれまでの評価とあまり変わりません。プロセス評価で最も特徴的なのは、評価の時点で結果が出ていなくても、会社が定めた標準プロセスをきちんとこなしているのであれば、それも評価する点です。

そこで、未受注ながらも太郎さんが毎日こつこつと営業を行っている案件の標準プロセスについても、プロセスポイントを算出し評価ポイントに加えます。

例えば、「ネッツシステム」の評価ポイントは、

仮定受注額2(百万)×100(プロセスポイント)×0.7(調整係数)

=140(評価ポイント) 
となるわけです。

受注済案件と同様に、未受注案件もそれぞれ評価ポイントを算出し、未受注評価ポイントの合計を出します。

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